Ich drü(u)ck Dich!

Beispielhaftes Xerox-Druckgerät

Beispielhaftes Xerox-Druckgerät

Das Projekt

Im Dezember 2014 starteten wir den Rollout und lösten innerhalb von nur neun Monaten 1369 alte Druck-, Fax- und Kopiergeräte unterschiedlichster Bauart und Hersteller ab. Wir ersetzten diese durch 340 neue Xerox-Geräte, vorwiegend Multifunktionsgeräte.

Um den Umfang dieses Projektes zu verdeutlichen weitere Zahlen und Fakten:

 

  • 231kg wog das schwerste Gerät (s.o.)
  • 25 Gebäude, verteilt auf 10 Städte in Deutschland und Frankreich
  • 3 abwechselnde Projektleiter
  • 23 Projektteam-Mitglieder an versch. Standorten
  • 6 Rollback-Firmen
  • >1000 Seiten Liefer- und Abholscheine
  • Unzählige Telefonate und E-Mails

Das Problem

Durch die Vielzahl von unterschiedlichen Druckerherstellern, -modellen und Vertragsverhältnissen wurde die alte Druckerflotte zunehmend unwirtschaftlich – es entstand ein hohes Potenzial für Verbesserungen und Vereinfachungen.

Das Ziel

Mit dem Projekt „MPS – Managed Print Service“ verfolgen wir primär folgende Ziele:

  • Optimierung von Bedienung und Support durch einheitliche Modelle
  • Vollautomatische Bestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterial und Reparaturen
  • Senkung der Service-, Druck- und Lagerkosten

Durch die an allen Standorten identischen Geräte wird in Zukunft für alle Mitarbeiter sowie Supporter die Bedienung einfacher. Die neuen Geräte werden an zentralen und gut erreichbaren Standorten aufgestellt. Je nach Bedarf haben diese Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Abteilungen, die beispielsweise viel drucken, werden mit Geräten ausgestattet, die für einen hohen Durchsatz ausgelegt sind.

Ein weiterer Vorteil des neuen „Managed Print Service“ ist die vollautomatische Überwachung aller Geräte, so dass Materialverbrauch gemessen und Störungen erkannt werden können. D.h. Verbrauchsmaterial wird vollautomatisch versendet – ebenso werden schwerwiegende Störungen erkannt und von Xerox proaktiv behoben.

Auch die Kosten und der Organisationsaufwand rund um Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen galt es zu reduzieren – und dies mit großem Erfolg! Da zukünftig alle Drucker von einem einzigen Hersteller, Fa. Xerox, zur Verfügung gestellt werden, konnten aufgrund der Abnahmemengen bereits im ersten Jahr Kosten in Höhe von mehreren hunderttausend Euro eingespart werden.

Den Erfolg dieses Projektes verdanken wir dem unermüdlichen Einsatz des Projektteams, das an 120 Rollout- und Rollback-Tagen diese großartige Leistung vollbracht hat – Vielen Dank!

Ich drü(u)ck Euch!

Heiko Kretschmer
Projektleiter
IT Services & Support