Erfahrungsbericht mit neuem ERP-System

Projektleitung Nadine Müller

Projektleitung Nadine Müller

Am 1. Juli 2015 gingen wir mit dem neuen ERP-System für Silkes Weinkeller  live. Geleitet wurde das Projekt von Nadine Müller-Vujovic aus dem Team Programm Management der Business Solutions. Das Team um Stefan Dold ist verantwortlich für Multiprojektmanagement und die Leitung von IT-Projekten im ERP- und BI-Umfeld innerhalb von Hubert Burda Media.

Der neue Kommissionsbeleg wird studiert und der entsprechende Wein wird im Karton verpackt. Nach kleinen Schwierigkeiten in der Einrichtung wird nun auch das entsprechende DHL-Etikett gedruckt und es ist geschafft – die erste Kundenbestellung aus dem neuen ERP-System wurde bearbeitet, verpackt und zum Versand freigegeben. Silkes Weinkeller ist ein Online-Handel, der sich auf spanische Weine spezialisiert hat. Im Laufe der Zeit ist Silkes Weinkeller immer weiter gewachsen und das alte ERP-System konnte mit der wachsenden Anzahl der neuen Kunden und Aufträge nicht mehr umgehen, daher war ein neues System notwendig.

Eine spannende Zeit liegt hinter uns. Angefangen haben wir Mitte April mit dem Projekt. In der Anfangszeit lernten wir erstmal die Ist-Prozesse von Silkes Weinkeller kennen und auch die einzelnen kleinen Hürden, die in der Umsetzung des Projektes vor uns standen.

Nach der „Kennenlernphase“ von Silkes Weinkeller lernten wir Stück für Stück das neue System durch verschiedene Workshops kennen. Diese Workshops wurden nach Themen gegliedert, sodass wir uns prozessweise in das neue System einarbeiten konnten. Das Team Program Management der Burda Solutions übernahm in diesem Projekt die Projektleitung, koordinierte die einzelnen Workshops und vermittelte zwischen dem externen Dienstleister Comarch und Silkes Weinkeller. Durch die gesonderte Projektleitung konnten wir einen besseren Überblick über die einzelnen Themen erhalten und diese gezielt koordinieren, während Silkes Weinkeller sich intensiv mit dem neuen System auseinander setzten konnte.

Ab Mitte Juni waren wir soweit, dass die neuen Standardprozesse standen und nun die „Silkes Weinkeller-Sonderlocken“ in Betracht gezogen und auch umgesetzt werden konnten. Nach einer intensiven Einarbeitung- und Umsetzungsphase sind wir wie geplant am 1. Juli 2015 mit dem neuen System live gegangen.

Die Mitarbeiter von Silkes Weinkeller wurden von uns im Vorfeld geschult, damit sie nicht ganz ins kalte Wasser geworfen wurden. Zusätzlichen wurden sie von uns nach Systemstart intensiv betreut, sodass nach nur zwei Wochen der Normal-Betrieb wieder an der Tagesordnung stand.

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