SIC und wie man damit Rolloutprozesse verbessert: „BLP-Promotion“

Prozessschritte BLP-Promotion

Prozessschritte BLP-Promotion

Die Rolle des Service Integration Coordinator (SIC) befindet sich im 3rd Level der Abteilung IT Services & Support und beinhaltet sowohl die Prozess- als auch die operative Verantwortung. Zum 21. Juli 2014 wurde diese Rolle von Dr. Rahul Sen Gupta übernommen. Seine Aufgaben bestehen in dem speziell für die Rolle des SIC entwickelten Prozesses zur Einführung neuer und aktualisierter Services.

Ende Juli 2015 wurde ein neuer Service eingeführt, der im Folgenden beispielhaft beschrieben wird: Von den Burda Life Verlagen wurde die Abteilung 3rd Level Redaktionsservice beauftragt, mit der Software FileMaker Pro komplexe Datenbanken für das Vorhalten und Archivieren von frei zugänglichem und lizensiertem Bildmaterial zu entwickeln.

Die Datenbanken können von den Mitarbeitern der Burda Life-Verlage über eine übersichtlich gestaltete, einem Portal ähnliche FileMaker-Startseite selektiv erreicht werden, wenn sie die passenden Zugangsberechtigungen besitzen. Aus diesem Grund wird das gesamte Datenbanksystem Burda Life Portal (BLP) genannt.

Im vergangenen Jahr wurde die Entwicklung einer weiteren FileMaker-Datenbank zum Belegheftversand von den Redaktionen an individuell definierbare Adressaten beauftragt, die zum komfortablen Aufruf und zur relationalen Vernetzung mit den schon vorhandenen Datenbanken ebenfalls im BLP platziert werden sollte. Die neue Datenbank wurde „Promotion“ (BLP-P) genannt und durch den SIC Dr. Rahul Sen Gupta und Herrn Dieter Bächle aus dem Kompetenzfeld Redaktionssoftware von der Serviceabnahme über Schulungen des Service Desk und den Benutzern bis zum Rollout geführt. Eine ausführliche und anwenderfreundliche Anleitung wurde zusätzlich in das Redaktionswiki gestellt.

Die strikte Einhaltung der Prozessschritte (siehe Abbildung) war äußerst wertvoll, weil die umfangreiche Prüfung zur Serviceabnahme zeigte, dass die erste Rohfassung des BLP-P nicht einsatzfähig war und in einem zweiten Anlauf erheblich nachgebessert und teilweise sogar neu gestaltet werden musste.

Nach der Einführung des BLP-P in den Gartenredaktionen und Lisa Wohnen und Dekorieren wurde der Adressdatenbestand aus älteren „Standalone“-Datenbanken durch den SIC koordiniert ebenfalls in das BLP-P importiert und die betroffenen Mitarbeiter aus den Redaktionen in der verbesserten Benutzerführung geschult, so dass danach der alte FileMaker-Server und die alten Versionen des FileMaker-Clients stillgelegt werden konnten.

Dr. Rahul Sen Gupta
(Service Integration Coordinator)

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